El presupuesto de un evento es el punto de partida para llevar una propuesta concreta dentro de tu compañía, a tus aliados o a tu audiencia, basándote en sus intereses, necesidades y la inversión dispuesta a realizarse. 

Crearlo te permite saber qué recursos necesitas y calcular con cuáles de ellos ya cuentas. Además, te ayuda a distribuir correctamente los gastos y desarrollar estrategias para reducirlos. Conoce algunos de los pasos para diseñar el presupuesto de un evento empresarial de forma realista. 

Pasos para crear el presupuesto de un evento corporativo

Fidelizar a la audiencia, mejorar las relaciones con otras empresas o realizar transferencias de conocimiento; un evento corporativo puede tener diversas metas.

En cualquiera de estos casos, quien asuma y/o apalanque los costos de realización del evento necesita diseñar un presupuesto acorde a sus objetivos y necesidades. A continuación, tienes una guía que te ayudará a lograrlo:

1. Definir metas concretas

Los objetivos de un evento varían según tus estrategias y las necesidades de tu público objetivo. Por ejemplo, realizar una capacitación interna o externa, un evento para tus clientes, la celebración del aniversario de la compañía, entre otros.

Para definirlos puedes usar la metodología SMART, que sostiene que un objetivo debe ser:

• Específico
• Mensurable
• Alcanzable
• Realista
• Con una duración determinada

2. Presupuesto de un evento: detallar gastos fijos y variables

Existe un abanico de costos básicos que debes incluir en la realización de tu evento, teniendo en cuenta su formato: presencial, virtual o híbrido. Conoce algunos de ellos:

• Espacio físico y traslados
• Ambientación
• Contratación de personal
• Equipamiento técnico audiovisual
• Marketing y publicidad
• Inscripciones y acreditaciones
• Entretenimiento
• Software de gestión de eventos
• Plataforma de streaming 
• Speakers

Al mismo tiempo, en el presupuesto de un evento deben contemplarse gastos variables:

• Folletería, credenciales y obsequios en función de la cantidad de asistentes. 
• Servicio de coffee break y catering.
• Imprevistos. Es recomendable prever un margen de al menos 10 % para costos adicionales. Por ejemplo, equipamiento de sonido extra o pedidos de último momento.

3. Identificar los recursos disponibles

Calcula los recursos que tienes. En primer lugar, tu flujo de caja, teniendo en cuenta que deberás realizar algunos gastos con antelación. A continuación, detecta los elementos externos e internos de la compañía que te pueden ayudar para apalancar esos recursos:

• Externos: diferentes tipos de financiación que puedas conseguir para tu evento, patrocinadores, alianzas con otras compañías, subsidios públicos, entre otros.
• Internos: tu recurso humano, experiencia y conocimientos, contactos estratégicos, proveedores. 

Herramientas para diseñar el presupuesto de un evento

Herramientas informáticas

Recurre a la tecnología para presupuestar de forma rápida y con menos probabilidad de cometer errores. Estas son algunas posibilidades (puedes consultar más desde aquí):

• STEL Order: se trata de un software de gestión integral para negocios que te ayudará a manejar los números más fácilmente.
• Quipu: es una herramienta todo en uno para controlar tesorería, facturación, gastos e ingresos en un mismo lugar. 
• Holded: es otro programa recomendado para el manejo eficiente de las finanzas de un proyecto. 

Sinergias empresariales

Busca patrocinadores interesados en estar presentes en tu evento y compañías afines al propósito de tu proyecto.

Esta es una estrategia de optimización de recursos que ayuda a impulsar tu evento, mientras otras empresas obtienen publicidad y oportunidades de hacer contactos y continuar impactando en las temáticas de interés. 

Por ejemplo, en la London Tech Week, uno de los eventos sobre innovación y transformación empresarial más importantes de Europa, colaboran las grandes multinacionales líderes en la industria tecnológica a nivel global con stands y brindando charlas para startups.

Acuerdos con proveedores

Es clave mantener buenas relaciones con tus proveedores para que continúen prestando sus servicios de manera satisfactoria a lo largo del tiempo. Conoce algunas ideas para gestionar mejor tu presupuesto:

• Contratos anticipados con mejores precios. Por ejemplo, de catering o alojamiento para invitados especiales.
• Negociación para obtener precios lo más ajustados posible sin reducir la calidad del servicio.
• Elección de proveedores locales para optimizar costos de transporte y traslados. 
• Mantener un listado de contactos de confianza para garantizar que cumplirán con las condiciones pactadas.

Así que ya lo sabes. ¡Aplica estos consejos y crea el presupuesto ideal para tu evento, según tus objetivos y necesidades! Y a la hora de diseñar tu proyecto, no dudes en contactarnos si buscas speakers que generen impacto en tu audiencia.

Referencias bibliográficas

Cote, C. (2022). Why is budgeting important in business? 5 reasons. Harvard Business School.

Henricks, M., & Strohm, M. (2022). How To Make A Budget: 5 Time-Tested Approaches. Forbes.